1. Pengertian
Penyimpanan
Fisik Arsip adalah cara atau proses kerja menyimpan arsip dan menata
dengan maksud agar tetap aman, terjaga dan
terpelihara serta mudah ditemukan kembali.
Penyimpanan
arsip merupakan usaha memelihara arsip dengan cara meletakkan arsip di tempat penyimpanan (alat, ruang) yang
dilakukan secara sistematis, di mana arsip disusun secara teratur, menurut
proses, metode, menggunakan alat-alat tertentu menurut format arsip. Yang dimaksud
format arsip yaitu rupa, wujud, bentuk dan media arsip. Format arsip yang
berbeda perlu disimpan dengan sistem yang berbeda.
2. Tujuan
Penyimpanan
arsip dilakukan dengan tujuan agar arsip aman, terjaga dan terpelihara dengan
menggunakan biaya seefisien mungkin; dan dapat terlindungi, tahan lama dan
mudah diakses atau ditemukan untuk keperluan kegiatan usaha dan kebutuhan
akuntabilitas serta sesuai dengan harapan masyarakat/pengguna.
3. Peralatan Penyimpanan Arsip
Peralatan
penyimpanan arsip adalah berbagai kelengkapan atau sarana yang digunakan dalam
penyimpanan
arsip. Sarana yang dimaksudkan yaitu :
a. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang
sekurang-kurangnya berisi tentang jenis arsip, jangka waktu penyimpanan arsip
dan keterangan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
b. Kontainer adalah wadah atau tempat untuk
menyimpan.
c. Peralatan yang berupa rak
4. Faktor-faktor yang Perlu dipertimbangkan
dalam Penyimpanan
Upaya
penyimpanan arsip tergantung atas beberapa faktor :
a.
Tujuan penyimpanan arsip dan layanan arsip;
b.
Bentuk fisik dan komposisi;
c.
Berapa lama akan disimpan;
d.
Jalan masuk dan pengaruhnya.
5. Prinsip-Prinsip Dasar Penyimpanan Fisik
Arsip
Penyimpanan
Fisik Arsip sebaiknya dilakukan dengan mempertimbangkan prinsip dasar tentang
kondisi lingkungan, pengamanan, dan proteksi.
5.1. Kondisi Lingkungan mencakup lokasi
penyimpanan, kontrol lingkungan, dan perlindungan. Lokasi atau tempat
penyimpanan arsip jauh dari lokasi yang berbahaya seperti :
a.
Area penyimpanan bahan kimia, dapur, Unit AC, kamar mandi atau basement yang
bukan diperuntukkan sebagai tempat penyimpanan arsip.
b.
Jalan masuknya terkontrol dan terhindar dari unsur-unsur yang mengganggu
keamanan
arsip.
Kontrol
lingkungan dilakukan :
a. secara tepat sesuai dengan
retensinya/jangka waktu simpan arsip.
b. menjaga kondisi fisik arsip tetap baik.
Suhu dijaga agar tidak melebihi 270 Celcius dan mempunyai kelembaban tidak
lebih dari 60 %.
c. Pencahayaan langsung terhadap arsip
dihindarkan. Pencahayaan adalah penyinaran atau pemberian cahaya (sinar) untuk
menjamin keamanan arsip.
d. Jendela tidak diutamakan, apabila jendela
tidak bisa dihindari seyogyanya memasang tirai.
e. Lingkungan harus bersih dari kontaminasi
industri atau gas.
f. Sirkulasi udara yang bebas dan segar
untuk mendapatkan Kualitas Udara yang baik. Kualitas udara adalah tingkat
tinggi rendahnya, tingkat polusi dan suhu udara.
g. Ruang penyimpanan arsip media magnetik
harus terlindung dari medan magnet.
Mengenai suhu udara, dapat dikatakan bahwa Suhu
adalah temperatur yang harus dipenuhi dalam rangka penyimpanan arsip dan diukur
dengan termometer (pengukur suhu). Batas tolerensi suhu ditulis dan mempunyai
arti sebagai berikut. Suhu 200 C "± 2 0 C"; simbol "± 2 0 C
" menjelaskan adanya batas toleransi 20 C, yaitu lebih satu atau kurang
satu dari standar 200 C, yang berarti tidak boleh kurang dari 190 C dan lebih
dari 21 0 C.
Perlindungan arsip dilakukan sebagai usaha program
pencegahan bahaya untuk menjamin arsip tidak hilang dan ditangani secara baik;
selain pencegahan kebakaran dan unsur lainnya termasuk pemasangan heat/smoke
detection, fire alarm, extinguisher, sprinkler system yang terpasang
dimasing-masing ruang/lantai ruang penyimpanan arsip.
Berkenaan dengan kelembaban, dikenal konsep Kelembaban Relatif/Relative Humidity
(RH) yaitu suatu perbandingan yang
dinyatakan dalam prosentase, banyaknya persen uap air di dalam atmosfer
terhadap jumlah yang dibutuhkan untuk memenuhinya pada suhu yang sama.
Kelembaban relatif berubah-ubah menyesuaikan suhu.
Mengenai tolerensi kelembaban. Misalnya RH 50%
"± 5%", simbol "± 5%"menjelaskan adanya batas toleransi 5%,
yaitu lebih 2,5% atau kurang 2,5% dari standar 50%, yang berarti tidak boleh
kurang dari 47,5% dan lebih dari 52,5%.
5.2. Pengamanan arsip
Pengamanan berkenaan dengan pemeliharaan, penanganan
arsip, dan kemudahan akses. Program pemeliharaan arsip dan lokasi penyimpanan
arsip harus dapat dilaksanakan untuk menjamin kestabilan lingkungan yang cocok.
Pelaksanaan pengawasan penyimpanan arsip harus secara berkelanjutan dan
berkala. Perbaikan ruang penyimpanan arsip dilaksanakan secara cepatdan tepat.
Adanya perbaikan arsip segera setelah diketahui adanya kerusakan arsip.
Penanganan Arsip berkenaan dengan kegiatan pencarian
dan penggunaan arsip di lokasi penyimpanan menjadi subyek pokok pengawasan
untuk melindungi arsip dari kerusakan. Penanganan terhadap arsip dilaksanakan
secara hati-hati untuk mengurangi kerusakan arsip serta menjamin pelestariannya.Tehnik
dan prosedur penanganan arsip dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh
pengelola/pengguna arsip agar aman dan terlindung. Penanganan secara hati-hati
dalam proses fotocopi dan pengalihmediaan arsip disesuaikan dengan peraturan
dan standar yang berlaku.
Berkenaan dengan Kemudahan Akses maka Penyimpanan
arsip harus memperhatikan kemudahan akses arsip yang diinginkan yaitu harus
mudah diidentifikasi, mudah diketahui lokasinya dan mudah ditemukan kembali;
Tersedianya standar dokumentasi dan daftar lokasi penyimpanan arsip.
5.3. Proteksi arsip
Proteksi
adalah perlindungan terhadap sesuatu agar terhindar dari kerusakan.
Peralatan dan tempat penyimpanan arsip sebaiknya
dapat menjamin arsip selalu aman, mudah terjangkau dan terlindung dari bahaya.
Setiap peralatan dan tempat penyimpanan dijamin dalam keadaan bersih untuk
menjamin kebersihan.
6. Penanggungjawab Penyimpanan Arsip
Setiap
instansi harus memiliki penanggungjawab penyimpanan arsip seperti Kepala
Sekretariat
atau Manajer Arsip. Aktifitas penyimpanan ditangani oleh
pengelola/arsiparis
yang memiliki kemampuan teknis profesional yang disyaratkan
dalam
penyimpanan arsip.
7. Ketentuan Minimal Penyimpanan Arsip
Standar adalah spesifikasi teknis atas sesuatu yang
dibakukan, disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan
memperhatikan syaratsyarat kesehatan, keselamatan, perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi, serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa
yang akan datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya.
Penanganan Penyimpanan Fisik Arsip yang baik
dilaksanakan melalui program manajemen arsip yang benar-benar dikelola secara
efektif dan efisien untuk menghindari biaya yang tinggi agar dapat menjamin
keselamatan dan kelestarian informasi arsip itu sendiri.
PEMUSNAHAN ARSIP
Ketentuan dan Cara Pemusnahan Arsip
Pada dasarnya
pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip yang sudah
tidak memiliki nilai guna lagi bagi kepentingan organisasi. Tujuan utama
pemusnahan arsip adalah penghancuran fisik dan informasi arsip secara total
sehingga tidak dapat dikenali lagi.
Ketentuan
pemusnahan arsip dapat diartikan sebagai hal-hal yang telah ditentukan dalam
rangka melakukan pemusnahan arsip. Pertama, ketentuan yang dituangkan dalam
peraturan perundangan atau kebijakan instansi sebagai dasar hukum pelaksanaan
pemusnahan. Kedua, ketentuan sebagai hasil kajian dalam pengembangan keilmuan
di bidang kearsipan, yang menjadi prinsip atau kaidah kearsipan dalam melakukan
pemusnahan arsip.
Pada prinsipnya
pemusnahan arsip dilakukan oleh Unit Kearsipan atau Pusat Arsip sedangkan Unit
Kerja/Pengolah hanya memusnahkan duplikasi. Formulir otorisasi lebih disukai
oleh Manajer Arsip untuk digunakan sebagai bukti semua arsip yang dimusnahkan.
Dengan adanya tanda tangan Manajer Unit Kerja lebih meringankan Manajer
Arsip dari pertanggungjawaban apabila
terjadi kesalahan dalam memusnahkan arsip.
Pemusnahan arsip
dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu cara menjadi alternatif yang
paling sesuai dengan kondisi arsip
maupun fasilitas yang tersedia dalam suatu organisasi. Beberapa cara pemusnahan
arsip yang paling umum adalah di antaranya membuang (tossing paper), pemarutan
(shredding), pengabuan (incineration), daur ulang (recyling plant), penghancuran
kimia (chemical destruction), dan
menjadikan bubur kertas (pulping).
Prosedur
Pemusnahan Arsip
Prosedur
pemusnahan arsip meliputi penyeleksian/pemeriksaan, pendaftaran arsip, pembentukan panitia,
persetujuan, pembuatan berita acara dan pelaksanaan pemusnahan arsip.
Penyeleksian/pemeriksaan
ini dilakukan dengan berpedoman pada
jadwal retensi arsip. Dalam penyeleksian/pemeriksaan apabila ditemukan suatu
arsip telah dinyatakan habis masa retensinya maka arsip tersebut dipisahkan dan
kemudian diperiksa kebenaran isi dan kelengkapan informasinya untuk dibuatkan
Daftar Arsip Musnah. Daftar Arsip Musnah memuat unsur keterangan antara lain
nomor urut, jenis/series arsip, tahun arsip, jumlah dan keterangan.Panitia
diperlukan untuk melakukan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di atas 10
(sepuluh) tahun.
Panitia ini
dibentuk oleh atau dengan keputusan pimpinan instansi atau lembaga. Khususnya
di lingkungan instansi pemerintah perlu dimintakan persetujuan sebagai berikut:
1. Persetujuan dengan memperhatikan
pendapat Ketua Badan Pemeriksa Keuangan apabila menyangkut arsip keuangan;
2. Persetujuan dengan memperhatikan
pendapat Kepala Badan Kepegawaian Negara sepanjang arsip yang akan dimusnahkan
menyangkut arsip kepegawaian;
3. Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Beberapa
organisasi pemerintahan dan perusahaan yang besar memerlukan sertifikasi arsip
yang dimusnahkan. Formulir sertifikasi mencakup uraian arsip yang dimusnahkan,
tanggal dan cara yang dilakukan dalam pemusnahan arsip. Dalam kaitan ini Berita
Acara Pemusnahan dan Daftar Arsip yang dimusnahkan telah menjadi alternatif
untuk memenuhi persyaratan dalam sertifikasi tersebut.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Terimah kasih ya atas kunjungan Anda dan atas segala saran dan komentar.