Minggu, 10 Agustus 2014

PENYIMPANAN ARSIP & PEMUSNAHAN ARSIP

1.    Pengertian
Penyimpanan Fisik Arsip adalah cara atau proses kerja menyimpan arsip dan menata  

    dengan maksud agar tetap aman, terjaga dan terpelihara serta mudah ditemukan kembali.
Penyimpanan arsip merupakan usaha memelihara arsip dengan cara meletakkan arsip  di tempat penyimpanan (alat, ruang) yang dilakukan secara sistematis, di mana arsip disusun secara teratur, menurut proses, metode, menggunakan alat-alat tertentu menurut format arsip. Yang dimaksud format arsip yaitu rupa, wujud, bentuk dan media arsip. Format arsip yang berbeda perlu disimpan dengan sistem yang berbeda.

2.    Tujuan
Penyimpanan arsip dilakukan dengan tujuan agar arsip aman, terjaga dan terpelihara dengan menggunakan biaya seefisien mungkin; dan dapat terlindungi, tahan lama dan mudah diakses atau ditemukan untuk keperluan kegiatan usaha dan kebutuhan akuntabilitas serta sesuai dengan harapan masyarakat/pengguna.

3.    Peralatan Penyimpanan Arsip
Peralatan penyimpanan arsip adalah berbagai kelengkapan atau sarana yang digunakan dalam
penyimpanan arsip. Sarana yang dimaksudkan yaitu :
a.       Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang sekurang-kurangnya berisi tentang jenis arsip, jangka waktu penyimpanan arsip dan keterangan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
b.      Kontainer adalah wadah atau tempat untuk menyimpan.
c.       Peralatan yang berupa rak

 4.    Faktor-faktor yang Perlu dipertimbangkan dalam Penyimpanan
Upaya penyimpanan arsip tergantung atas beberapa faktor :
a. Tujuan penyimpanan arsip dan layanan arsip;
b. Bentuk fisik dan komposisi;
c. Berapa lama akan disimpan;
d. Jalan masuk dan pengaruhnya.

5.    Prinsip-Prinsip Dasar Penyimpanan Fisik Arsip
Penyimpanan Fisik Arsip sebaiknya dilakukan dengan mempertimbangkan prinsip dasar tentang kondisi lingkungan, pengamanan, dan proteksi.
5.1.  Kondisi Lingkungan mencakup lokasi penyimpanan, kontrol lingkungan, dan perlindungan. Lokasi atau tempat penyimpanan arsip jauh dari lokasi yang berbahaya seperti  :
a. Area penyimpanan bahan kimia, dapur, Unit AC, kamar mandi atau basement yang bukan diperuntukkan sebagai tempat penyimpanan arsip.
b. Jalan masuknya terkontrol dan terhindar dari unsur-unsur yang mengganggu keamanan
arsip.

Kontrol lingkungan dilakukan :
a.       secara tepat sesuai dengan retensinya/jangka waktu simpan arsip.
b.      menjaga kondisi fisik arsip tetap baik. Suhu dijaga agar tidak melebihi 270 Celcius dan mempunyai kelembaban tidak lebih dari 60 %.
c.       Pencahayaan langsung terhadap arsip dihindarkan. Pencahayaan adalah penyinaran atau pemberian cahaya (sinar) untuk menjamin keamanan arsip.
d.      Jendela tidak diutamakan, apabila jendela tidak bisa dihindari seyogyanya memasang tirai.
e.       Lingkungan harus bersih dari kontaminasi industri atau gas.
f.       Sirkulasi udara yang bebas dan segar untuk mendapatkan Kualitas Udara yang baik. Kualitas udara adalah tingkat tinggi rendahnya, tingkat polusi dan suhu udara.
g.      Ruang penyimpanan arsip media magnetik harus terlindung dari medan magnet.

Mengenai suhu udara, dapat dikatakan bahwa Suhu adalah temperatur yang harus dipenuhi dalam rangka penyimpanan arsip dan diukur dengan termometer (pengukur suhu). Batas tolerensi suhu ditulis dan mempunyai arti sebagai berikut. Suhu 200 C "± 2 0 C"; simbol "± 2 0 C " menjelaskan adanya batas toleransi 20 C, yaitu lebih satu atau kurang satu dari standar 200 C, yang berarti tidak boleh kurang dari 190 C dan lebih dari 21 0 C.
Perlindungan arsip dilakukan sebagai usaha program pencegahan bahaya untuk menjamin arsip tidak hilang dan ditangani secara baik; selain pencegahan kebakaran dan unsur lainnya termasuk pemasangan heat/smoke detection, fire alarm, extinguisher, sprinkler system yang terpasang dimasing-masing ruang/lantai ruang penyimpanan arsip.
Berkenaan dengan kelembaban, dikenal  konsep Kelembaban Relatif/Relative Humidity (RH) yaitu  suatu perbandingan yang dinyatakan dalam prosentase, banyaknya persen uap air di dalam atmosfer terhadap jumlah yang dibutuhkan untuk memenuhinya pada suhu yang sama. Kelembaban relatif berubah-ubah menyesuaikan suhu.
Mengenai tolerensi kelembaban. Misalnya RH 50% "± 5%", simbol "± 5%"menjelaskan adanya batas toleransi 5%, yaitu lebih 2,5% atau kurang 2,5% dari standar 50%, yang berarti tidak boleh kurang dari 47,5% dan lebih dari 52,5%.

5.2.  Pengamanan arsip
Pengamanan berkenaan dengan pemeliharaan, penanganan arsip, dan kemudahan akses. Program pemeliharaan arsip dan lokasi penyimpanan arsip harus dapat dilaksanakan untuk menjamin kestabilan lingkungan yang cocok. Pelaksanaan pengawasan penyimpanan arsip harus secara berkelanjutan dan berkala. Perbaikan ruang penyimpanan arsip dilaksanakan secara cepatdan tepat. Adanya perbaikan arsip segera setelah diketahui adanya kerusakan arsip.
Penanganan Arsip berkenaan dengan kegiatan pencarian dan penggunaan arsip di lokasi penyimpanan menjadi subyek pokok pengawasan untuk melindungi arsip dari kerusakan. Penanganan terhadap arsip dilaksanakan secara hati-hati untuk mengurangi kerusakan arsip serta menjamin pelestariannya.Tehnik dan prosedur penanganan arsip dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pengelola/pengguna arsip agar aman dan terlindung. Penanganan secara hati-hati dalam proses fotocopi dan pengalihmediaan arsip disesuaikan dengan peraturan dan standar yang berlaku.

Berkenaan dengan Kemudahan Akses maka Penyimpanan arsip harus memperhatikan kemudahan akses arsip yang diinginkan yaitu harus mudah diidentifikasi, mudah diketahui lokasinya dan mudah ditemukan kembali; Tersedianya standar dokumentasi dan daftar lokasi penyimpanan arsip.
5.3.   Proteksi arsip
Proteksi adalah perlindungan terhadap sesuatu agar terhindar dari kerusakan.
Peralatan dan tempat penyimpanan arsip sebaiknya dapat menjamin arsip selalu aman, mudah terjangkau dan terlindung dari bahaya. Setiap peralatan dan tempat penyimpanan dijamin dalam keadaan bersih untuk menjamin kebersihan.

6.    Penanggungjawab Penyimpanan Arsip
Setiap instansi harus memiliki penanggungjawab penyimpanan arsip seperti Kepala
Sekretariat atau Manajer Arsip. Aktifitas penyimpanan ditangani oleh
pengelola/arsiparis yang memiliki kemampuan teknis profesional yang disyaratkan
dalam penyimpanan arsip.

7.    Ketentuan Minimal Penyimpanan Arsip
Standar adalah spesifikasi teknis atas sesuatu yang dibakukan, disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syaratsyarat kesehatan, keselamatan, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa yang akan datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya.
Penanganan Penyimpanan Fisik Arsip yang baik dilaksanakan melalui program manajemen arsip yang benar-benar dikelola secara efektif dan efisien untuk menghindari biaya yang tinggi agar dapat menjamin keselamatan dan kelestarian informasi arsip itu sendiri.








PEMUSNAHAN ARSIP
Ketentuan  dan Cara Pemusnahan Arsip
Pada dasarnya pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi bagi kepentingan organisasi. Tujuan utama pemusnahan arsip adalah penghancuran fisik dan informasi arsip secara total sehingga tidak dapat dikenali lagi.
Ketentuan pemusnahan arsip dapat diartikan sebagai hal-hal yang telah ditentukan dalam rangka melakukan pemusnahan arsip. Pertama, ketentuan yang dituangkan dalam peraturan perundangan atau kebijakan instansi sebagai dasar hukum pelaksanaan pemusnahan. Kedua, ketentuan sebagai hasil kajian dalam pengembangan keilmuan di bidang kearsipan, yang menjadi prinsip atau kaidah kearsipan dalam melakukan pemusnahan arsip.
Pada prinsipnya pemusnahan arsip dilakukan oleh Unit Kearsipan atau Pusat Arsip sedangkan Unit Kerja/Pengolah hanya memusnahkan duplikasi. Formulir otorisasi lebih disukai oleh Manajer Arsip untuk digunakan sebagai bukti semua arsip yang dimusnahkan. Dengan adanya tanda tangan Manajer Unit Kerja lebih meringankan Manajer Arsip  dari pertanggungjawaban apabila terjadi kesalahan dalam memusnahkan arsip.
Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu cara menjadi alternatif yang paling sesuai dengan kondisi  arsip maupun fasilitas yang tersedia dalam suatu organisasi. Beberapa cara pemusnahan arsip yang paling umum adalah di antaranya membuang (tossing paper), pemarutan (shredding), pengabuan (incineration), daur ulang (recyling plant), penghancuran kimia (chemical  destruction), dan menjadikan bubur kertas (pulping).

Prosedur Pemusnahan Arsip
Prosedur pemusnahan arsip meliputi penyeleksian/pemeriksaan,  pendaftaran arsip, pembentukan panitia, persetujuan, pembuatan berita acara dan pelaksanaan pemusnahan arsip.
Penyeleksian/pemeriksaan ini dilakukan dengan berpedoman  pada jadwal retensi arsip. Dalam penyeleksian/pemeriksaan apabila ditemukan suatu arsip telah dinyatakan habis masa retensinya maka arsip tersebut dipisahkan dan kemudian diperiksa kebenaran isi dan kelengkapan informasinya untuk dibuatkan Daftar Arsip Musnah. Daftar Arsip Musnah memuat unsur keterangan antara lain nomor urut, jenis/series arsip, tahun arsip, jumlah dan keterangan.Panitia diperlukan untuk melakukan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di atas 10 (sepuluh) tahun.
Panitia ini dibentuk oleh atau dengan keputusan pimpinan instansi atau lembaga. Khususnya di lingkungan instansi pemerintah perlu dimintakan persetujuan sebagai berikut:
1.        Persetujuan dengan memperhatikan pendapat Ketua Badan Pemeriksa Keuangan apabila menyangkut arsip keuangan;
2.        Persetujuan dengan memperhatikan pendapat Kepala Badan Kepegawaian Negara sepanjang arsip yang akan dimusnahkan menyangkut arsip kepegawaian;
3.        Persetujuan  Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Beberapa organisasi pemerintahan dan perusahaan yang besar memerlukan sertifikasi arsip yang dimusnahkan. Formulir sertifikasi mencakup uraian arsip yang dimusnahkan, tanggal dan cara yang dilakukan dalam pemusnahan arsip. Dalam kaitan ini Berita Acara Pemusnahan dan Daftar Arsip yang dimusnahkan telah menjadi alternatif untuk memenuhi persyaratan dalam sertifikasi tersebut.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Terimah kasih ya atas kunjungan Anda dan atas segala saran dan komentar.